Tổ chức hội nghị ở Hạ Long: chọn địa điểm, sức chứa, lịch chuẩn bị
7 câu hỏi chọn địa điểm, sức chứa sảnh theo kiểu bố trí, phòng nghỉ cho đoàn, đi lại và lịch chuẩn bị từ T−90 đến T−1
Tóm tắt nhanh
- Sảnh lớn: Tonkin Ballroom 1.081 m², không cột: 1.050 khách rạp hát, 680 khách bàn tròn
- Chia nhỏ: Tonkin chia 3 phòng khoảng 360 m², mỗi phòng 350 khách rạp hát
- Sảnh vừa: Cát Bà Ballroom 341 m², tầng 6: 252 khách rạp hát, 160 khách bàn tròn
- Phòng họp nhỏ: Ngọc Vừng tới 80 khách, Cống Tây tới 70 khách kiểu rạp hát
- Phòng nghỉ: 275 phòng, suite, residence, biệt thự trong cùng khu
- Nên giữ sảnh: Từ khoảng 3 tháng trước, sớm hơn nếu rơi vào cuối năm
- 1.081 m²
- Tonkin Ballroom, không cột
- 1.050
- khách kiểu rạp hát ở Tonkin Ballroom
- 680
- khách bàn tròn ở Tonkin Ballroom
- 275
- phòng, suite, residence, biệt thự trong khu
Sức chứa theo sơ đồ tầng trung tâm hội nghị trên ihg.com, đọc 27/10/2026; khoảng cách theo bản đồ đường bộ (OpenStreetMap), đo 18/10/2026 (thời gian đã cộng thêm cho kẹt xe).
Mục lục 7 mục
Tổ chức hội nghị ở Hạ Long, bạn cần chốt sớm ba việc: sảnh đủ chỗ theo kiểu bàn ghế, phòng nghỉ cho đoàn ở cùng nơi, và cách đưa đoàn từ Hà Nội (khoảng 147 km, chừng 2 giờ xe). Ví dụ ở InterContinental Hạ Long, Tonkin Ballroom 1.081 m² không cột xếp được 1.050 khách kiểu rạp hát hoặc 680 khách bàn tròn; nên giữ sảnh từ 3 tháng trước.
7 câu cần hỏi khi chọn địa điểm hội nghị ở Hạ Long
Trước khi so giá, người tổ chức nên có câu trả lời rõ cho 7 câu dưới đây; mỗi câu kèm ví dụ cách InterContinental Hạ Long đáp ứng để bạn dễ so với nơi khác.
- Bao nhiêu khách, ngồi kiểu gì? Cùng một sảnh, sức chứa đổi rất nhiều theo kiểu bố trí: kiểu rạp hát chứa được khoảng gấp rưỡi kiểu bàn tròn. Hỏi số khách tối đa theo đúng kiểu bạn cần, không chỉ con số cao ghi trên quảng cáo.
- Sảnh có cột không, chia nhỏ được không? Sảnh không cột giúp sân khấu và màn LED thấy rõ từ mọi bàn; sảnh chia được thì buổi chiều tách nhóm thảo luận không cần thuê thêm phòng. Tonkin Ballroom không cột và chia được thành 3 phòng.
- Đoàn ngủ ở đâu? Họp và ngủ cùng một nơi đỡ được xe đưa đón mỗi sáng, khách về phòng nghỉ giữa giờ.
- Có phòng họp nhỏ cho ban lãnh đạo không? Cần cho họp trước giờ khai mạc, tiếp khách VIP.
- Thiết bị nào có sẵn, thiết bị nào phải thuê ngoài? Âm thanh, ánh sáng, trình chiếu, họp trực tuyến.
- Xe đoàn đến và đỗ ra sao? Hỏi điểm đón trả, chỗ đỗ xe lớn, đường từ sân bay.
- Báo giá gồm những gì? Sảnh, thiết bị, ăn uống, phòng nghỉ, phụ thu, điều kiện cọc và hủy — tách từng dòng.
Bảng sức chứa: sảnh 1.081 m², phòng họp 70–80 khách
Hạ Long có hội trường cho khoảng 1.000 người không? Ở InterContinental Hạ Long, Tonkin Ballroom tầng 3 nhận 1.050 khách kiểu rạp hát. Bảng dưới theo sơ đồ tầng của khu trên ihg.com; số khách thực tế được xác nhận theo sơ đồ khi báo giá.
| Sảnh / phòng | Tầng, diện tích | Rạp hát | Bàn tròn | Lớp học | Cocktail |
|---|---|---|---|---|---|
| Tonkin Ballroom | Tầng 3 · 1.081 m², không cột | 1.050 khách | 680 khách | 540 khách | 810 khách |
| 1/3 Tonkin (Soi Sim, Bồ Hòn, Quan Lạn) | Tầng 3 · khoảng 360 m² mỗi phòng | 350 khách | 225 khách | 178 khách | 270–275 khách |
| Cát Bà Ballroom | Tầng 6 · 341 m² | 252 khách | 160 khách | 210 khách | 250 khách |
| Phòng họp Ngọc Vừng | Tầng 3 · 97 m² | 80 khách | 60 khách | 60 khách | 90 khách |
| Phòng họp Cống Tây | Tầng 3 · 81 m² | 70 khách | 48 khách | 50 khách | 75 khách |
Nguồn: sơ đồ tầng trung tâm hội nghị trên ihg.com, đọc 27/10/2026. Ngọc Vừng còn xếp chữ U 45 khách, bàn họp 42; Cống Tây chữ U 38, bàn họp 35. Chairman's Room 74 m² (tầng 6) và VIP Room 40 m² (tầng 3) cho họp lãnh đạo, tiếp khách VIP — sức chứa theo báo giá.
Ngoài trời có bãi cỏ The Lawn 803 m² ở tầng 1, Cô Tô Terrace 386 m² ở tầng 6 (khoảng 390 khách cocktail) và Ti Top Terrace 603 m² — tiền sảnh, sân hiên quanh Tonkin nhìn ra vịnh, dùng cho giải lao, cocktail trước gala. Nên giữ phương án trong nhà nếu trời mưa.
Thiết bị, họp trực tuyến và tiền sảnh
Các phòng họp của InterContinental Hạ Long có hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu và Wi-Fi tốc độ cao; khu nhận họp trực tuyến kết hợp cho đại biểu ở xa. Sân khấu, màn LED, backdrop và hiệu ứng cho gala được báo theo kịch bản chương trình. Bàn đăng ký đại biểu và tiệc giải lao thường đặt ở tiền sảnh vách kính trước các phòng tiệc.
Phòng nghỉ cho đoàn: bao nhiêu phòng, hạng nào, giá ra sao?
InterContinental Hạ Long có 275 phòng, suite, residence và biệt thự. Đoàn thường ghép phòng hai giường đơn cho nhân viên, suite hoặc biệt thự cho ban lãnh đạo, khách mời. Giá lẻ ngày thấp điểm (đã gồm ăn sáng, thuế phí):
- Classic Halong Bay View (King / Twin), 2 người lớn + 2 trẻ em: từ 4.900.000đ/phòng/đêm.
- Two Bedroom Residence Halong Bay View, 4 người lớn + 2 trẻ em: từ 9.650.000đ/căn/đêm.
- Villa 3 phòng ngủ Pool Access, 6 người lớn + 4 trẻ em: từ 18.050.000đ/căn/đêm.
Giá tham khảo, cập nhật 01/11/2026 · áp dụng đến 31/12/2026, trừ lễ Tết; chưa gồm phụ thu đêm thứ Sáu, thứ Bảy (780.000đ/phòng/đêm). Đoàn đặt nhiều phòng được báo giá riêng theo số phòng, số đêm và ngày ở. Xem đủ các hạng phòng InterContinental Hạ Long.
Đi lại cho vài trăm khách: xe đoàn, sân bay, đỗ xe
| Từ | Quãng đường, thời gian xe |
|---|---|
| Trung tâm Hà Nội | Khoảng 147 km, chừng 2 giờ |
| Sân bay Nội Bài | 168 km, 2 giờ – 2 giờ 30 |
| Sân bay Vân Đồn | 61 km, 50–60 phút |
| Sân bay Cát Bi (Hải Phòng) | 40 km, 35–45 phút |
Quãng đường theo bản đồ đường bộ (OpenStreetMap), đo 18/10/2026; thời gian đã cộng thêm cho kẹt xe.
- Xe đoàn, xe sân bay: khu không có xe đưa đón miễn phí; xe cho cả đoàn và xe sân bay — liên hệ để được tư vấn theo số khách, điểm đón và lịch bay.
- Đỗ xe: bãi đỗ có mái trong khuôn viên khoảng 68 chỗ, miễn phí cho khách lưu trú theo thông tin các kênh đặt phòng. Đoàn đi xe 29–45 chỗ báo trước số xe để khu bố trí điểm đón trả và chỗ đỗ xe lớn khi xác nhận đoàn.
Cách đi từng hướng có ở bài đường đi InterContinental Hạ Long; vị trí, địa chỉ và thông tin khu có ở trang thông tin InterContinental Hạ Long.
Lịch chuẩn bị từ T−90 đến T−1
Lịch dưới là mốc gợi ý cho hội nghị 200–500 khách; mốc cọc, chốt số khách và hủy thực tế theo hợp đồng của khu, ghi trong báo giá.
| Mốc | Việc cần xong |
|---|---|
| T−90 | Chốt ngày, số khách dự kiến, ngân sách; hỏi giữ sảnh và khối phòng nghỉ |
| T−60 | Chọn kiểu bố trí theo sơ đồ tầng, thực đơn tiệc, kịch bản gala; đặt xe đoàn |
| T−30 | Chốt số khách, danh sách phòng nghỉ, nhu cầu ăn kiêng; thanh toán theo hợp đồng |
| T−14 | Chốt thiết bị, sân khấu, backdrop, in ấn, bảng tên |
| T−7 | Số khách cuối cùng, giờ chạy chương trình, danh sách xe và giờ đón |
| T−1 | Tổng duyệt kỹ thuật, kiểm tra sảnh, bàn đăng ký, đón đoàn nhận phòng từ 15:00 |
Gửi yêu cầu đoàn, chuẩn bị 5 thông tin: ngày dự kiến (và ngày dự phòng), số khách, kiểu bố trí từng buổi, số phòng nghỉ theo hạng, nhu cầu ăn uống (giải lao, trưa, gala). Thực đơn tiệc không công bố giá sẵn — báo giá theo thực đơn và số khách. Xem sảnh, tiệc cưới và gala ở trang hội nghị, sự kiện tại InterContinental Hạ Long; tổng quan khu ở trang InterContinental Hạ Long.
Hỏi nhanh
Hạ Long có hội trường chứa 1.000 người không?
Có. Tonkin Ballroom của InterContinental Hạ Long rộng 1.081 m², không cột, xếp được 1.050 khách kiểu rạp hát, 810 khách cocktail hoặc 680 khách bàn tròn theo sơ đồ tầng IHG (đọc 27/10/2026).
Ở Hạ Long có phòng họp nhỏ 30–80 người không?
InterContinental Hạ Long có phòng họp Ngọc Vừng 97 m² (tới 80 khách rạp hát, 45 khách chữ U) và Cống Tây 81 m² (tới 70 khách rạp hát, 38 khách chữ U), cùng ở tầng 3; Chairman's Room 74 m² cho họp lãnh đạo.
Đặt hội nghị ở Hạ Long trước bao lâu?
Với hội nghị vài trăm khách ở InterContinental Hạ Long, nên hỏi giữ sảnh và khối phòng nghỉ từ khoảng 3 tháng trước; dịp cuối năm, cao điểm hè nên sớm hơn. Mốc cọc và chốt số khách theo hợp đồng ghi trong báo giá.
Đoàn hội nghị có giá phòng riêng không?
Đoàn đặt nhiều phòng tại InterContinental Hạ Long được báo giá riêng theo số phòng, số đêm và ngày ở. Giá lẻ tham khảo từ 4.900.000đ/phòng/đêm (Classic Halong Bay View, thấp điểm), đã gồm ăn sáng và thuế phí, áp dụng đến 31/12/2026.
Xe khách 45 chỗ đỗ ở đâu khi tổ chức hội nghị ở InterContinental Hạ Long?
InterContinental Hạ Long có bãi đỗ có mái khoảng 68 chỗ cho khách lưu trú; với xe 29–45 chỗ, đoàn báo trước số xe để khu bố trí điểm đón trả và chỗ đỗ xe lớn khi xác nhận đoàn.
Báo giá hội nghị gồm những gì?
Báo giá hội nghị tại InterContinental Hạ Long chia từng dòng: sảnh theo số buổi, thiết bị, ăn uống theo thực đơn và số khách, phòng nghỉ đã gồm ăn sáng, dịch vụ thêm (xe, in ấn, team building) và điều kiện cọc, hủy.
Nguồn và ngày kiểm (4)
- IHG – sơ đồ tầng trung tâm hội nghị InterContinental Halong Bay Resort (PDF) và trang Hội họp – sự kiện: diện tích, sức chứa theo kiểu bố trí, thiết bị; đọc 27/10/2026.
- Đỗ xe: thông tin các kênh đặt phòng (Hotwire/Expedia, Trip.com), xem 27/10/2026.
- Khoảng cách theo bản đồ đường bộ (OpenStreetMap), đo 18/10/2026.
- Giá phòng: bảng giá bán lẻ của chúng tôi, cập nhật 01/11/2026, áp dụng đến 31/12/2026.
